통합된 내부심사의 중요성
당신의 기업 활동이 물 흐르듯 착착 진행되십니까? 통합된 내부 심사가 어느 정도 중요할까? Rhian Newton가 이 문제를 정의하고 최선의 접근 방법을 제시한다.
우선 짚고 넘어가야 할 것은 통합된 내부 심사의 정의이다. 통합된 내부 심사는 수 많은 관리 표준보다는 통합 비즈니스 시스템 및 그와 관련한 위험 요소와 직접 연관되어 있다. 모든 처리 과정의 진행을 도우며, 해당 절차는 각 기업 활동에 적합한 방식으로 체계화 되어 있다. 예를 들면, 업무를 처리하는 데 있어서 필요한 정보와 수단을 언제 어디서든 접할 수 있다는 말이다. 이는 각각의 표준과 법령이 처리과정과 절차에 통합되어 있고, 그 결과 시스템을 개별 요소가 아니라 전체 요소로 간주할 수 있는 것이다.
일단 시스템이 통합되면 시스템뿐만 아니라, 과정, 사람 그리고 그것들을 이루는 절차를 비롯해 전체를 하나로 통합하여 심사를 진행할 수 있다. 이는 낭비를 줄일 수 있는 개선 효과를 가져올 수 있고 다른 부서로 문제를 전가할 필요도 없다. 예방 수단으로써, 전통적인 경계를 넘어 약점으로 치부된 부분을 강조할 수도 있을 것이다. 그래서 문제가 심각해지기 전에 근본원인이 무엇인지를 밝혀낼 수 있다.
이를 보다 효과적이고 효율적으로 진행하기 위해서는 모든 절차 또는 과정을 조사할 때, 단일 심사과정을 통해 실시해야 한다. 어떤 업무를 수행할 때, 전체 운영 절차를 먼저 고려한다. 아마도 그 과정에 5분만 투자하면 중요한 것을 모르고 지나쳤을 법한 일을 놓치지 않고 챙길 수 있다. 예를 들면, 오늘을 환경과 관련된 부분을, 다음주는 안전성 측면을, 그리고 그 다음 주는 사회적 책임과 관련해서, 등등 끊임없이 고민해야 할 것들이 있다는 말이다. 물론 적합한 예가 아닐 지 모르지만, 이런 방식으로 많은 사람들이 심사한다.
예들 들어, 품질 심사를 할 때, 심사원이 시정조치가 필요했던 환경 문제를 강조해야 하는 문제에 직면했다면, 피심사자의 경우, 품질 심사와 상관이 없는 환경 문제를 거론하는 것에 대해 공평하지 않다고 생각할 것이다. 만일 제대로 바로잡기 위해 마땅한 조치가 필요한데도 불구하고 방치했을 경우, 통합 심사는 그 어떤 형태의 심사보다도, 부가가치를 더할 수 있는 개선 효과를 가져올 것임이 분명하다.
회사에서 동의한 표준과 법령이 절차에 통합되었다면, 심사원들이 심사를 수행할 때 그 해당 절차와 체크리스트를 사용할 수 있도록 반드시 훈련을 시켜야 한다. 분명한 것은 상식에 바탕을 둔 법령이어야만 한다. ‘잘못 되어 보이는 것은 분명히 잘못된 것이다’ 그리고 만일 그것이 부적합한 것이 아니라면 개선의 여지가 충분이 있는 것을 나타내주는 지표가 될 수 있다.
심사원이 모든 사항을 가능한 한 세세하게 작성하면 할수록, 경험이 풍부한 심사팀장은 이를 검토할 때, 어떤 표준, 법령, 또는 개선 사항이 필요한지를 이해하고 파악할 수 있을 것이다.
그렇기 때문에 심사원을 훈련하기가 훨씬 수월하다. 이들은 프로세스 플로우를 따르거나 절차에 따라 심사를 해야 하기 때문이다. 심사원은 훈련을 통해 이상하거나 비정상적인 상황을 간파 하고, 잘못된 것이 무엇인지 조사하며 질문을 한다. 경영 방식을 지지하고 있는지를 확인하고 관찰한 모든 내용에 적합한 조치가 취해졌는지 근본 원인에 대한 분석 작업을 수행한다.
예를 들어, Ruabon의 Flexsys Rubber Chemicals Ltd는 프랑스와 독일 대학 출신의 기계 공학과 학생들에게 통합 내부 심사를 수행하도록 한다. 심사 수행과 동시에 영어 학습의 기회를 줄뿐만 아니라, 근무 환경에서 책임 있는 역할을 해야 하는 스스로의 모습을 발견할 수 있도록 하고 있다. 이는 커다란 효과를 가져올 수 있는 공생 관계이다.
학생들은 최신 기술에 대한 열정과 흥미가 넘친다.
이들은 배움의 열정과 시스템 개선에 대한 열의가 강하다.
이들은 모든 것이 새롭기 때문에 새로운 각도에서 본다.
이들이 담당하는 심사 영역은 완전히 독립적이기 때문에 일부 내부 심사 과정에서 일어날 수 있는 문제에 대해 은폐할 이유가 없다.
통합 내부 심사의 처리 과정은 각각의 다른 단계에서 드러날 수 있는 시스템의 성숙도에 따라 크게 좌우된다.
활용 기간이 길지 않은 초기 단계의 시스템은 적합성-형식의 심사를 수행하는 경향이 있다. 이를 지도하는 서적이 많이 있는데, 대다수가 체크리스트를 활용한다. 이러한 심사의 경우 스펠링 오류를 찾아내거나 작성한 절차가 아직 실질적 절차를 따르도록 업데이트되지 않은 경우가 있었다.
시스템이 성숙단계에 이르면 심사가 해당 프로세스를 따라, 인터페이스를 통한 플로우에 초점을 맞추는 경향이 있다. 이 경우 시스템의 허점을 찾아낼 수 있고 시정 조치뿐만 아니라, 개선할 수 있는 영역을 파악할 수 있다.
위험에 기반한 심사는 약점을 갖는 영역, 주요 영향 또는 시스템의 적합성에 초점을 맞춘다. 이러한 심사는 발생 가능한 사건 또는 사고를 예방할 수 있으며 매우 강력한 제제가 가능하다.
이러한 모든 절차가 성숙 단계에 이르면, 현장 조사는 일반 전형이 된다. 전통적으로 일반 다른 심사에서 지적하지 않는 약점을 갖는 영역, 커뮤니케이션 문제, 인간관계 및 연수 과정의 문제 등을 파악한다.
통합이 가장 잘된 내부 심사 시스템은 이들 과정 전부를 활동하는 경우일 것이다. 비즈니스 시스템을 유지할 수 있게 하고 사람이 시스템을 통제 할 수 있도록 보장할 수 있기 때문이다. ‘규제할 수 있는 것은 통제만 할 수 있고 통제할 수 있는 것만 개선할 수 있다’라는 옛날 속담은 과거에도 그랬듯이 현재에도 딱 들어맞는 말이다. 처음 세 가지 형태의 심사는 한 형태로 꽤 간편하게 통합할 수 있다. 오늘날은 업무 처리에 있어서 보다 현명하고 효율적으로 접근해야 하는데, 그러한 측면에서 통합된 내부 심사는 경쟁구도에서 한발 앞서 갈 수 있는 비법이 될 것이다.
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